¿Sueñas con acabar un día de trabajo acabando todas las cosas que tienes que hacer? Estos pequeños trucos te ayudarán a administrar tu tiempo de una mejor forma y ser más productivo.

Hacer más en menos tiempo se reduce a tres pasos:

1. Programa obligaciones

No puedes simplemente planificar mentalmente hacer cosas. Tienes que planear en un calendario lo que vas a hacer y cuándo lo vas a hacer. Tienes que planificar una reunión contigo mismo y mantenerlo como si fuera una cena con tu mejor cliente.

A menudo programamos nuestra mentalidad con lo que queremos lograr en lugar de lo que debemos lograr. Si hacemos eso, nuestras mentes ven los eventos como opcionales en lugar de obligatorios. Al cambiar a un marco de obligación en nuestra mente, das peso a las cosas que tienes que hacer y eso crea una mayor necesidad.

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2. Eficiencia efectiva

Eficiencia significa que hacemos el mejor trabajo posible en el menor tiempo posible. En primer lugar, necesitas saber cuánto tiempo tardarás con una tarea específica. En segundo lugar, es necesario determinar si puedes reducir ese tiempo sin perder calidad.

Un ejemplo fue el caso de Miguel, y su lucha para satisfacer a sus clientes actuales y conseguir nuevos. «Simplemente no tengo suficiente tiempo para trabajar personalmente con todos.»

Así que hicimos algunos cálculos. Su visita promedio a un cliente era de una hora. Le pregunté si podía ser tan efectivo en 45 minutos. Dijo que podía. ¿Y 40 minutos? Dijo que sí a eso también. ¿Y que pasa si son 35 minutos? No sentía que eso funcionaría. Se decidió en 40 minutos y liberó 80 minutos cada día.

No es suficiente con tan sólo programar, debes ser preciso sobre la cantidad de tiempo que tardarás con cada tarea. Mantén un registro de cuánto tiempo tardas con ciertas acciones y trabaja para reducir el tiempo sin perder calidad.

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3. Concéntrate en el presente

El mayor enemigo de la productividad es la distracción. La capacidad de permanecer atento es casi imposible en el mundo de hoy. Puede programar tu agenda de manera eficiente y seguir perdiendo porque tu mente se desplaza o una llamada o un email te distrae. Permanecer en el «ahora» y en el presente aumentará tu productividad.

Aquí hay dos «trucos» que seguramente habrás escuchado una y otra vez, pero que a lo mejor no has hecho todavía.

Primero, elimina cualquier cosa que no esté relacionado con lo que tengas que hacer. Si tu teléfono, Internet, u otras personas no son esenciales para completar esta tarea, elimínalos. Punto.

En segundo lugar, si eres de esas personas que tiene un período corto de atención, entonces consigue un cronómetro y ponlo en 5 o 10 minutos como recordatorio para permanecer concentrado.

La productividad personal no requiere 20 expertos. Tan sólo requiere que te concentres en lo que debes de hacer, cuándo lo debes hacerlo sin excusas.

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